​疫情当下,关注这5点,在家办公我也可以很高效

改变自己 2020-02-11 10:32 33712

人们习惯的工作、生活场景在某一天突然局限在一个狭小的空间里,随之而来的情绪风暴带来的影响将会是负面的。若不加以控制,后果将会是不妙。

|  导读

疫情之下,许多公司将会开始「在家办公」、「远程办公」的模式,我们收集并整理了一些资料,希望帮助管理者及 HR 们了解「在家办公」模式下需要关注的五点事项,尽可能使员工在确保工作效率的同时,并不会影响与家庭成员的共处质量。

1 . 营造工作环境,设定清晰的界限。

2 . 比以往更加重视彼此对工作期望的理解真得达成一致。

3 . 积极反馈,让你自己变得「可见」。

4 . 保持你的干劲。

5 . 重视面对面或者视频交流。

|   01 营造工作环境,设定清晰的界限。

让你及你的团队成员为自己营造合适的工作环境,包括独立的工作空间、规律的工作时间,从而使大家能够在工作和生活之间有清晰的界限。

当你周围的人都在工作的时候,你很容易就进入工作状态,如果没有办公室,你必须亲手构建整个工作环境。「在没有办公室环境的情况下,周围环境会让个体工作者分心,比如洗衣房、宠物、邻居、登门拜访的好友、无所事事及其他各种需求。

这些事情都会让你在工作中分心,事实上,你不可能在工作时间洗衣服。」(沃顿商学院的领导学顾问及管理学客座教授莫妮卡·麦克戈拉斯)

另一方面,当你在家办公时,也难免将你的工作掺杂进你的家庭生活。「除非你谨慎的保持界限,否则你将开始感觉你始终处于工作之中,变得无家可归。」(《工作中分心不是我的错》作者 Ned Hallowell )。这就是保持二者截然区分的原因所在。

保持界限的一个方法是在你的家里开辟一个独立空间。「你也要保证你的朋友与心爱之人了解到,即使你身在家中,在安排好的工作时间,你是禁止打扰的。

即使门铃响起,除非我真的在期待有人来访,我会置之不理。这样做,不仅有助于你保持专注,更有助于你在一天工作结束时,更容易地脱离工作模式。」(心理学家 Steven Kramer )

|   02 比以往更加重视彼此对工作期望的理解真的达成一致。

无论你是否远程,毫无疑问的是,任何工作关系中最具挑战性的部分,就是在大家期望的角度上能达成一致。你知道别人对你的期望是什么吗?你的老板知道别人对他的期望又是什么吗?你知道关于工作进展的汇报、重要信息的交流的方式与以往有何调整吗?

通常情况下,当你们两个人都在场的时候,这些期望会随着时间的推移而显现出来:你会倾听、观察、学习、询问周围的人,然后把这些记下来。但如果是远程工作,由于缺少面对面交流的机会,彼此间的谈话就不那么容易发生了。

因此,你必须提出一些问题来阐明、揭露和确认彼此的期望是什么。例如,你可以从以下这些问题入手,跟你的老板确认对你的期待:

➡ 对你来说,高质量的工作是什么样的?

➡ 对于我们双方来说,标准的工作时间应该是多少?

➡ 在工作时间里与你联系的最佳方式是什么?

➡ 应该用怎样的沟通方式与你交流?

➡ 当你在工作时间与我联系时,你期望我能多久就回复?

➡ 当有一个难搞的话题时,你更喜欢什么样的沟通方式?(例如写信、电话、视频通话)

➡ 如果我需要你留意一些紧急的事情,你更喜欢什么样的沟通方式?(例如 Slack 、电子邮件、电话)

➡ 您认为「紧急」与「非紧急」的事情是什么?

➡ 如果我有任何反馈意见,你希望如何接收:写信、电话或视频通话?

➡ 如果我对某些事情有建议,你希望如何接收:写信、电话或视频通话?

➡ 如果我有疑问,我应该以怎样的沟通方式呈现出来?(例如电话、视频通话)

|   03 积极反馈,让你自己变得「可见」。

独处工作者必须让别人注意到自己,必须付出额外的努力,来告诉别人工作已经完成了。因为人们会有一些不合常理的观念,比如一种误解:因为他们不在现场,就以为他们并没有在真正地工作。

「在很多组织中,如果不是大多数的话,仍然存在‘全勤奖’。我们看到你的次数越多,我们就越会认为你在工作,或者在创造价值,特别是对于一些缺少明确业绩考核指标的工作而言。」(沃顿商学院管理学教授彼得·卡普利)

对于你的管理者来说,除了经常要处理一些事物,包括客户合作和跟合作伙伴谈判,还想要了解你正在做什么,不断地与你联系,做你的「老大哥」。这种想知道你在做什么的愿望,了解你在工作中进展情况的需求,在你远程工作时会变得更加强烈。

为了能让你的管理者更好地了解你在做的工作,你可以主动分享更多的详细进展。你可以在项目的每周总结里把要点写得更加详细一些,也可以向其递呈一份每日的工作结果,让你的管理者了解你的工作绩效,这样能给他们带去极大的放松和安心。

|   04 保持你的干劲。

当你独自在家办公时,保持干劲将是困难的,尤其是当四周充满让你分心的事情时,比如 Facebook (编者注:比如抖音、微信……),堆积如山的待洗衣物,急需整理的壁橱。

第一点,建立一个日程表。「无人监督,即使我们中间最自觉的人,也会偷懒,」 Ned  Hallowell 说的建议是,建立一个日程表,不仅提供了一天的规划,更能帮助你保持干劲。「如你在办公室一样,开启一天的工作。早些起床,穿戴整齐,一旦投入工作,尽量避免网上的诱惑。按日为基础,对你能完成的工作量,确定有现实性的预期。」

第二点,进行有规律的休息。尽快完成工作或许很诱人,尤其当你试图证明你在家也能卓有成效的工作时。但「进行有规律的’脑力休息’是极重要的,」 Hallowell 说。多久休息一次是最好的?一家社会媒体公司的研究者,最近追踪了该公司中最有效率的员工的习惯。他们发现最佳员工往往专注的工作 52 分钟左右,之后会进行一次 17 分钟的休息。

这些恢复精力的休息无需采取任何特定形式。Hallowell 的建议是:「这可以很简单,比如凝视窗外,或阅读报纸,任何事情都可以,只要它能给你的大脑一个短暂的休息机会。」  Kramer 则说:「大脑如任何其他肌肉一样,需要休息,散步、健身、做做拉伸。然后重新投入工作。」

第三点,「安排好你与家人共度的时间,和你独处的时间,像对待你的工作一样,将这些安排认真的写在你每天的日程表上。」( Kramer )不要担心打断你的工作,即使你正在一项工作任务中进展正佳。在一项任务上中途暂停,将使你在下一天更容易的进入工作状态。

第四点,花费一点时间,来庆祝你在那天所已经能够完成的工作,而不是专注于那些你尚需完成的工作。「在一天结束时,拿出一些时间来总结你已经完成的工作,而不要注意那些你未能完成的工作。」 Kramer 说。

你也可以坚持写日记,在日记里,回顾你一天中发生的事情,并记录下你可以从你的待办事项清单中划掉的项目。对你能够完成的工作进行每日提示,将有助于创建一个不断向前的良性循环。

|   05 不要忽视面对面或者视频交流。

距离不仅给工作者带来潜在问题,还给他们所在的团队及支持的客户带来问题。如果没有面对面的私下交流,重要的沟通信息就会丢失。沃顿商学院管理学教授西格尔·巴萨德的研究课题是情感、组织文化和团队活力。

她指出「情感也是信息……情感影响业绩」,半数以上的情感交流是透过面部表情传达的,大约三分之一来自语调, 10 %以下来自实际的对话内容。

这就意味着,如果人们主要通过电话和电邮来沟通的话,那就存在一定的问题,因为他们未能从对方那里获得完整的信息。「如果你无法获得人们的情感的全部信息,最终它将会影响到你的绩效,他们的绩效和整个组织的绩效。」

解决的办法是让管理层对潜在的沟通问题「高度重视」,并采取措施来避免或弥补这些问题。以下是一些例子:

➡ 每月一次或每季度一次,花 30 分钟到一个小时,通过视频一起喝杯咖啡,聊聊彼此的生活。通话时视频要保持开着(除非出现故障)。

➡ 在一对一会议开始前,花几分钟时间了解彼此最近的生活。

➡ 每月两次,通过视频进行一对一的会议,聊聊他们想要谈论的事。这些事通常包括一些关于工作的内容,或者仅仅是了解他们生活中发生的事情。

➡ 不要只是打电话,要有视频聊天。许多有过在家办公经历的工作者会经常要求人们打开视频,「这能产生巨大的影响。」


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评论 1

  • fmst 2020-02-15

    [微笑]

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