很多时候,你制作PPT的流程都是错的!

幻方秋叶ppt 2019-06-09 14:24 28288

作者:尔东

来源:演示之家(ID:PPTYSZJ)

职场中的 PPT,总有一些痛点。

你明明做了 8 分的工作,因为不会 PPT 呈现,导致领导看不到呈现的重点信息,从而影响你的绩效。还有一类场景,5 个人都做了 PPT,而且你更用心,但恰恰也可能因为你的需求目标与逻辑不明,反而最后的汇报效果比起别人更差。

所以,在职场的 PPT 绝不应该只是好看炫酷的工具,而是个人逻辑思维传播的媒介。

大部分 PPT 的演示需求,我们都需要去说服他人,同时大部分演示场合,我们都是「被要求」「被迫」去制作和演示 PPT。

个人述职

你需要用 PPT 去说服领导我做了不少工作,我的绩效非常优秀

岗位竞聘

你需要用 PPT 亮出个人的资历,获得这个 offer

新产品发布

你需要打动目标消费者去购买产品

部门计划

计划涵盖新的预算,你需要说服领导审批通过计划方案

年终总结

你需要用 PPT 回顾自己的成绩,让目标人群认可你的付出成果

……

你看,职场去做一个 PPT,背后都是有目标的。

PPT 在职场的作用是一个媒介载体,更大的作用是辅助我们表达清楚,达到有效沟通的目的。

那么,在职场制作 PPT 前,我们究竟需要考虑什么?

01

明确听众权利

这个标题可以理解为,在每一次制作 PPT 前,我们需要洞悉了解目标人群的需求,最起码要做到,最大程度了解下面这 4 点需求:

为什么需要做这个 PPT?

这个 PPT 目标人群是谁,最后的成果是什么?

PPT 的逻辑结构与时长是多久?

PPT 的演示类型,是需要现场演讲呢还是发给目标人群阅读?

通常在职场中,我们制作 PPT 都是被动需求,如果是给领导或者同事制作 PPT,那还应该了解决策人的需求:

为什么需要做这个 PPT?

这个 PPT 目标人群是谁,最后的成果是什么?

PPT 的逻辑结构与时长是多久?

PPT 的演示类型,是需要现场演讲呢还是发给目标人群阅读?

决策人对于 PPT 的风格或者其他要求?

我发现很多职场朋友都有这样的经历,比如在职场制作 PPT 时,当你煞费苦心的完成 PPT 交付给领导(同事)后,他们给予的反馈会令你欲哭无泪。

看着一版又一版反复修改的 PPT,浪费的不止是时间,磨灭的更是自己的激情。

为什么职场中的 PPT 容易反复修改,这个问题的底层原因是什么呢?

其实就是前期需求沟通出现了问题。

如果 PPT 需求来自于决策领导,大部分人都不敢于沟通或者因为时间紧迫,而选择不沟通。连决策层最基本的喜好需求,都不了解,自然 PPT 不会一稿就过。

解决方法是:

❶ 多途径去了解需求,多与决策人沟通,沟通的维度就围绕上面给出的几点展开。

❷ 正式开始输出 PPT 时,可以给决策人做几版样稿。把握决策人准确需求的同时,输出 1-3 版样稿,不光要做问答题洞悉需求,也要让领导(同事)多做选择题,缩小屏障。

那么同样,如果不明确听众需求及这次 PPT 演示的目标,最后的演示现场气氛也会非常尴尬,台上的演讲人口沫横飞,台下的人群思维乱飘。

那么,我们可以得出一个结论。

做 PPT 之前要提前明确听众的权利需求,分析参与演示人群,也只有这样,听众才会理解并且认同你的主题观点,才会有积极的成果反馈。

这也才有可能是一次成功的演示,你要知道,职场的 PPT 并不是配色绚丽,版式动画酷炫就能取代的。

沟通明确需求,用 PPT 准确传播观点并打动目标人群,拿到对应的目标成果,这才是最重要的。

02

PPT 应该上升到逻辑层面

这个标题应该如何理解呢?

简单讲,就是进入职场后你会发现,PPT 最核心的是表达逻辑,而不是所谓的表象层的视觉。拿着一堆炫酷的 PPT 模板,你会发现对于职场的你,完全不适用,这都是表象层的视觉障碍。

相反,你与你的领导,都会热爱简洁明了,主题内容突出的 PPT。按照领导们的话说,就是让人看得明白,事情能讲清楚,视觉还要过得去。

这也是为什么我们看到太多的商业演示案例时,第一眼总是觉得好像不够眼前一亮,但细细阅读,才发现内容看得明白,事情能讲的清楚,而视觉看得过去。

除此之外,职场的 PPT 更多作用是有效沟通,有效沟通的底层因素就是,这份 PPT 具备正确的表达逻辑。

具备逻辑的 PPT,更利于我们表达观点,具备逻辑的 PPT 是为我们加分的 PPT。谈到逻辑,职场 PPT 常见的逻辑线应该是什么样的呢?

比如,用 PPT 完成一个新的方案在会议上宣讲,目标是通过公司决策者的认可并实施,思考下这里面的逻辑线应该包括什么?

❶ 方案背景

首先,你得讲讲这个方案开始的背景,你可以理解为为什么要发起这个方案。

❷ 方案目的

其次,说一说方案要达到的目的与成果。

❸ 现状分析

目前阶段的现状如何,存在哪些问题,从而更有效的引出你的解决方案。

❹ 拟采取的新方案

到这一环节,就该谈谈你的方案,从上面的问题引出解决策略,推出你的方案。

❺ 实施计划以及相关成果效益

接下来就应该是实施计划时间轴,以及方案实施后的主要成果效益。

有了这样主线逻辑,PPT 职场演示汇报呈现才能打动并且说服他人。

职场中的每一类型的 PPT 演示,背后都有隐藏的逻辑主线。比如年终总结、个人汇报、竞聘述职、项目汇报、产品开发、营销规划等等。

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