【雅咩喋湿】别不信,Word 有时比 Excel 还好用!

封面新闻 2017-01-11 15:57 5604

重要的不是知识的数量,而是知识的质量。

一个真正看透工具本质的人,才能充分发挥它的洪荒之力!

—— 维森莫·拉莫帅·秋叶

上一期的 Word 栏目里出了一道题:

怎样将合同中的甲乙方信息并排对齐?(点击此处回顾)

其实,最快速的解决方法是分栏。

你可能知道分栏是什么。比如,小编看着长大的《读者文摘》、《知音》、《故事会》等期刊杂志,就常常用这种排版方式。

分栏版式,既能不转脖子就快速读完一行接一行的字,还能让内容更紧凑,排版更节省空间(不费纸啊)。

可是,你知道 Word、PPT 里有分栏功能吗?

即使知道,你会用它来并排对齐相同结构的文本吗?

小编有一位股迷同学,他在微信群里问了一个问题:

我要打印一份Excel表,全是股票代码信息的,只有两列,但是有100多行。如果直接打印,每页纸都会空出一大片,好浪费纸啊。

有什么办法可以把这些表格打印到一张纸上呢?

我知道,Excel 函数公式几乎无所不能,用公式可以将数据按照纸张宽度重新排列。不管按照条件反射、肌肉记忆,还是国际惯例,我都应该让他在百度搜一下,准能找到一箩筐的教程。

然而并没有,如果他看不懂其中的公式,又跑来问我肿么办?!

其实,有一个方法,完全不用函数公式,只需要复制粘贴,设置一下就能达到类似的效果。没错,就是在 Word 中借一下道 —— 分栏。

你可能知道 Word 中分栏的功能。那,在碰到这个「Excel」表的问题时,你会不会想到用 Word 分栏解决呢?还是,继续在Excel中死磕函数公式?

虽然 Excel 几乎无所不能,效率惊人。但是,很多时候,Word 可能更管用。

想要在 Excel 中制作一份全国省份(自治区)的列表,但是只找到一段文字的版本,怎么办才好?

在 Excel 要转成列表其实也不难,只需要按照逗号分列,就会拆成每个省份(自治区)填一个单元格的一行数据。再复制,选择性粘贴,转置,便能得到一列省份数据。

但是放到 Word 里,会更加简单。

什么?要按 5 个一行排列?

貌似只能放到Excel里,借用公式的力量了。

然而,很多人并不知道 Word 还有一个绝技:文本转表格,可以按分隔符以及指定行列数转换。

Word 文字处理的活儿实在太好了,好到被很多人忽略。假如你能灵活掌握 Word 的查找替换、文字排版技能,甚至能助你少学点 Excel 公式。

然而,很多人偏偏要将大段大段文字内容的表格用 Excel 来做。这样一来,如果表格的行比较高,浏览表格时屏幕就会经常跳来跳去。而且,打印的时候,明明预览正常,可印到纸上后,却经常出现最后两三行字被“吃”掉的情况。

有一次,又碰到一位同学来问为什么,我实在忍不住,问:

「我很好奇,为什么你一定要用 Excel 来做这份表呢?」

「领导要求的」

我,……

有一位做审计的妹子,要批量打印询证函,看不懂前辈的贴心小教程跑来问我。

可是……询证函我也不懂啊~ 

于是默默地百度了一下,大概长这个样子:

原来是要根据 Excel 表中每一个企业的信息,分别打印不同内容的函件。

这位妹子的前辈给她留下了操作说明,虽然步骤明确,4步搞定,但内容就跟天书似的:

还用到了「易用宝插件」批量生成和重命名工作表,进而实现批量打印。看得我是一脸懵逼。

等等,批量打印通知单、往来信函、工资单、奖状证书、书签之类的,不是应该请 Word 出场吗?

利用 Word 的【合并邮件】,只需要一份内容留空的 Word 文件作为模板,就可以从 Excel 的数据「仓库」中调取所有数据,自动生成一份文档。

然后就可以进行批量打印,1个函数公式都不用,也可以轻松搞定 1000 份文档!

点击这里,马上了解Word神技——邮件合并!

处处使蛮力,只会越用越苦逼。

熟知工具的优势和不足,懂得巧妙运用不同工具的特性,才能在面对各种复杂的情境时应对自如!


本文来自:幻方秋叶PPT(PPT100)


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评论 24

  • 青龙战狂

    维森莫·拉莫帅·秋叶大师赞.....

    2017-01-11

  • 阿么么

    厉害厉害

    2017-01-11

  • 新手一个居然

    (⊙o⊙)哇!好神奇!要是能早点学到这些技能,就不会那么捉急了!

    2017-01-11

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